Es gehört nicht viel dazu, die Wünsche eines Projektauftraggebers zu treffen. Manchmal muss ein Projektteam allerdings nachfragen, um die Vorstellungen des Auftraggebers richtig zu verstehen. Der Projektauftrag ist nicht immer klar. Ob eine Klärung sinnvoll ist und wie sich ggf. eine Rücksprache mit dem Auftraggeber vorbereiten lässt, kann man z. B. mit dem Instrument Projektdefinition (vgl. Abbildung) herausfinden.
Ist es Überheblichkeit, falsche Scham oder liegt ein sonstiger Grund vor? Projektteams neigen manchmal zur Annahme, den Projektauftrag genau erfasst zu haben, ohne diese Annahme auch zu validieren. Damit laufen Projektteams Gefahr, einem scheinbaren Verstehen zu erliegen (illusion of understanding). Denn Vermutungen über die gewünschten Projektergebnisse müssen nicht automatisch auch zutreffen. Erst durch Nachfragen beim Auftraggeber können evtl. latente Missverständnisse bzgl. des Projektauftrags deutlich und entsprechend ausgeräumt werden.
Scheitern viele Projekte an unzureichender Auftragsklärung?
Wenn man sich die Mühe macht, im Nachhinein zu ergründen, warum ein Projekt gescheitert ist, wird man manchmal überrascht, dass das Scheitern weder durch mangelnde fachliche Kompetenz oder unzureichendes Engagement der Projektverantwortlichen begründet ist, noch ist die Leistungsfähigkeit des Teams ein Problem. Ein kritischer Punkt liegt in der unzureichenden Klärung der tatsächlichen Anforderungen zu Projektbeginn.
Welche konkreten Erwartungen verband der Auftraggeber mit den formulierten Anforderungen? Welche spezifischen Geschäftsprozesse sollten durch die Lösung optimiert werden? Nach welchen messbaren Kriterien sollte der Projekterfolg bewertet werden? Welche Prioritäten galten für potenziell konkurrierende Projektziele? Solche fundamentalen Fragen scheinen bei gescheiterten Projekten ungeklärt oder zumindest nicht hinreichend genug geklärt worden zu sein – vielleicht, weil von einem gemeinsamen Verständnis ausgegangen wurde, das aber zu keiner Zeit vorhanden war.
Überflüssige Formalie oder echter Nutzen?
- Eine methodische Auftragsklärung ermöglicht von Projektbeginn an ein gemeinsames Verständnis im Projektteam, welches die eigenen Anstrengungen bestmöglich auf die definierten und abgestimmten Anforderungen ausrichten kann. Der Auftraggeber erlangt die Gewissheit, dass seine Anforderungen adäquat erfasst wurden.
- Eine gründliche Auftragsklärung trägt zur Ressourcenökonomie bei, indem bereits in der initialen Projektphase evtl. vorhandene unterschiedliche Interpretationen des Projektauftrags beseitigt und damit auch die geplanten Projektressourcen optimal eingesetzt werden können.
- Auftragsklärung bedeutet Risikominimierung. Was ist der primäre Projektzweck? Welches Problem soll gelöst werden? Anhand welcher Indikatoren wird der Projekterfolg gemessen? Welche Rahmenbedingungen und Restriktionen existieren? All diese Fragen können auf der Grundlage der Auftragsklärung gesichert beantwortet werden und liefern die Grundlage für das Projektrisikomanagement.
Erfolgsfaktor Auftragsklärung
Eine professionelle Auftragsklärung zwingt das Projektteam und den Projektauftraggeber zur Präzision und eben diese Präzision macht den Unterschied. Der kritische Erfolgsfaktor liegt darin, dass sich das Projektteam so früh wie möglich herausfindet, was der Auftraggeber tatsächlich will. Dies erfordert keine außergewöhnlichen methodischen Kompetenzen, sondern nur die Anwendung erprobter Vorgehensweisen, wie sie z. B. mit der Anwendung des Instruments Projektdefinition verbunden ist.
Setzen Sie doch mal aus Spaß die Projektdefinition ein!