Erlangt ein Projektteam möglichst schnell und umfassend ein gutes Verständnis dafür, was der Auftraggeber mit seinem Projektauftrag bezweckt, dann darf auch die Umsetzung mit großen Erwartungen verfolgt werden. Denn mit dem richtigen Projektverständnis lassen sich die gewünschten Ergebnisse in den meisten Fällen auch tatsächlich erzielen. Dies ist nicht selbstverständlich, auch wenn der Projektauftrag klar zu sein scheint. Unterschiedliche Auffassungen von den Projektschwerpunkten und den Zielsetzungen im Projektteam sowie schwer in Einklang zu bringende Erwartungen verschiedener Stakeholder beeinträchtigen den Erfolg, noch bevor die Arbeit richtig begonnen hat. Abhilfe schafft ein vorgeschaltetes Instrument, die ‚Projektdefinition‘.
Was sich so trivial anhört, darf getrost als ernste Gefahr für eine erfolgreiche Umsetzung des Projektes aufgefasst werden. Denn immer wieder kommt es zu falschen Erwartungen von verschiedenen Seiten. Nicht nur der Auftraggeber hat ein ganz spezielles Verständnis von ’seinem‘ Thema, sondern auch wichtige Stakeholder haben mitunter besondere Erwartungen und versprechen sich etwas Bestimmtes davon. Doch in der Regel liegen zu Beginn weder aussagekräftige Projektbeschreibungen vor, noch sind Abstimmungen mit den wichtigen Interessengruppen erfolgt. Die Verantwortung für das korrekte Verständnis liegt beim Projektteam, und genau dafür liefert die Projektdefinition einen pragmatischen Lösungsansatz.
Es handelt sich dabei um ein einfaches Instrument zur Konkretisierung des Projektauftrages für das Projektteam. Drei Fragen machen die Projektdefinition aus:
- Warum wird das Projekt überhaupt durchgeführt? Was ist der Zweck?
- Welches Ergebnis soll am Ende herauskommen? Was ist das Ziel?
- Wie soll das Projektende konkret aussehen? Wie lautet das Szenario?
Die Projektdefinition übersetzt die Sichtweise des Auftraggebers in die Sichtweise des Projektteams. Aus dem externen Auftrag wird eine interne Arbeitsanleitung. Sollten nach Anwendung der Projektdefinition einzelne Fragen noch offen sein, ist eine Rücksprache mit dem Auftraggeber der richtige Schritt.
Eine Projektdefinition lässt sich im Team binnen weniger Minuten entwerfen. Das funktioniert z. B. auch im Stehen rund um ein Flipchart und mit einer Tasse Kaffee in der Hand. Die Wirkung ist am größten, wenn das Projektteam dies unmittelbar nach Vorliegen des Projektauftrages macht. Im Idealfall sind direkt zu Beginn Klarheit und Konsens im Projektteam gegeben. Für manche Teams ist mit der Projektdefinition auch direkt eine erste Bewährungsprobe verbunden. Je früher, desto besser. Gerade deshalb gilt es, mit der Projektdefinition die Erfolgsaussichten für das Projekt zu steigern.
Klarheit von Anfang an!