Projektdefinition

Wenn ein Projektauftrag richtig verstanden und umgesetzt wird, dann lassen sich die gewünschten Ergebnisse in den meisten Fällen auch tatsächlich erzielen. Das ist nicht selbstverständlich, selbst wenn der Projektauftrag klar zu sein scheint. Unterschiedliche Erwartungen von verschiedenen Seiten drohen, den Projekterfolg zu beeinträchtigen, noch bevor die Arbeit richtig begonnen hat. Abhilfe schafft ein vorgeschaltetes Instrument, die ‘Projektdefinition’.

Was sich so trivial anhört, darf getrost als ernste Gefahr für eine erfolgreiche Umsetzung des Projektes aufgefasst werden. Denn immer wieder kommt es zu falschen Erwartungen von verschiedenen Seiten. Nicht nur der Auftraggeber hat ein ganz spezielles Verständnis von ‘seinem’ Thema, sondern auch wichtige Stakeholder haben mitunter besondere Erwartungen und versprechen sich etwas Bestimmtes davon. Doch in der Regel liegen zu Beginn weder aussagekräftige Projektbeschreibungen vor, noch sind Abstimmungen mit den wichtigen Interessengruppen erfolgt. Die Verantwortung für das korrekte Verständnis liegt beim Projektteam und genau dafür liefert die Projektdefinition einen pragmatischen Lösungsansatz.

Es handelt sich dabei um ein einfaches Instrument zur Konkretisierung des Projektauftrages für das Projektteam. Drei Fragen machen die Projektdefinition aus:

  1. Warum wird das Projekt überhaupt durchgeführt? Was ist der Zweck?
  2. Welches Ergebnis soll am Ende herauskommen? Was ist das Ziel?
  3. Wie soll das Projektende konkret aussehen? Wie lautet das Szenario?

Die Projektdefinition übersetzt die Sichtweise des Auftraggebers in die Sichtweise des Projektteams. Aus dem externen Auftrag wird somit eine interne Arbeitsanleitung für das Projektteam. Sollten dabei einzelne Aspekte offen bleiben, sind dies gute Gründe für eine erneute Rücksprache beim Auftraggeber.

Eine Projektdefinition lässt sich im Team binnen weniger Minuten entwerfen. Das funktioniert z. B. auch im Stehen mit einem Flipchart und einer Tasse Kaffee. Am besten ist es, wenn das Projektteam dies unmittelbar nach Vorliegen des Projektauftrags macht. Dann sind direkt zu Beginn der Arbeiten Klarheit und hoffentlich auch Konsens im Projektteam gegeben. Für das Projektteam ist diese Arbeit häufig eine erste Bewährungsprobe. Gerade deshalb gilt es, Klarheit herbeizuführen und die Erfolgsaussichten für das Projekt zu steigern.

Wirken Sie falschen Erwartungen in Projekten von Anfang an entgegen – kein neues Projekt ohne ‘Projektdefinition’!