Speziell bei strategisch wichtigen und größeren Projekten möchte man einen Misserfolg unbedingt vermeiden. Die Initiative darf nicht verpuffen, die Wirkung nicht verfehlt werden und auch sonstige negative Begleiterscheinungen sind ein No-Go. Deshalb ist besondere Sorgfalt gefragt und zwei einfache Instrumente machen sich bei dieser Aufgabe unbezahlbar: die Gesamtprojektsteuerung und die Projektwirkungsmatrix.
Stellen Sie sich vor, dass im Unternehmen ermutigt durch erfolgreich laufende Projekte über weitere, zusätzliche Projekte nachgedacht wird. Normalerweise sollte man annehmen, dass zusätzliche Maßnahmen den Nutzen und die positiven Effekte noch verstärken werden. Was aber, wenn das zusätzlich aufgesetzte Projekt auf dieselben Ressourcen zugreift wie andere Projekte oder es sich sogar insgesamt als kontraproduktiv herausstellt?
Die Gesamtprojektsteuerung hilft, den Überblick zu behalten, während die Projektwirkungsmatrix dafür sorgt, das Richtige zu tun. Im Duett angewandt sorgen diese beiden Werkzeuge für maximale Klarheit und optimale Wirkung von parallelen Projektaktivitäten. Sie sind damit unverzichtbar für alle Organisationseinheiten, die sich mit Multiprojektmanagement (das Management mehrerer einzelner Projekte), Programmmanagement (die Bündelung von Projekten mit einer gemeinsamen Zielsetzung) oder Portfoliomanagement (die übergreifende Überwachung und Steuerung mehrerer unabhängiger Projekte) beschäftigen.
Alle relevanten Projekte in einer Übersicht
Sie meinen, die Übersicht über wichtige Projekte im Unternehmen und die damit verbundene Transparenz sei eine Trivialität? Weit gefehlt! Wer die Fleißarbeit macht und alle wichtigen Projekte im Unternehmen in der “Gesamtprojektsteuerung” zusammenstellt, weiß davon ein Lied zu singen. Folgende Begriffsbestimmungen gelten für die Projekttabelle:
- Ein operatives Projekt liegt dann vor, wenn vorwiegend vorhandene Ressourcen genutzt bzw. optimiert werden. Ein strategisches Projekt bedingt, dass gezielt Neues entwickelt wird.
- Eine Projektidee liegt vor, wenn bereits der beabsichtigte Projektzweck sowie grobe Ziele, der erwartete Nutzen und erste Budgetabschätzungen schriftlich fixiert sind.
- Liegt das ausgearbeitete, zu verabschiedende Konzept vor, müssen Zweck und Ziele des Projektes, ein Projektstrukturplan sowie ein Projektphasenplan dieses Konzept schlüssig dokumentieren.
- Ein Projektstart bedingt, dass alle Projektmitglieder für das Projekt verpflichtet sind. Zum Projektende müssen die anfangs formulierten Ziele in vollem Umfang erreicht sein.
Unmittelbar mit dem Vorliegen der Gesamtprojektsteuerung wird deutlich, welche Projekte zu welchen Themen und mit welchen Zeithorizonten geplant sind bzw. schon durchgeführt werden. Ist der einmalige Aufwand für die Erstellung noch beträchtlich, liefert die turnusmäßige Aktualisierung eine unschätzbare Informationsgrundlage mit moderatem Aufwand. Ein großer Vorteil besteht darin, dass die Übersicht nach Belieben um weitere Kriterien ergänzt werden kann, wie z. B. Nutzung vorhandener Kernkompetenzen, Bedeutung für ausgewählte Unternehmensziele usw. – je nach gewünschter Nutzung.
Die Wirkung einzelner Projekte auf ausgewählte Ziele
Mit der Gesamtprojektsteuerung ist eine übersichtliche Projekttabelle entstanden. Ob ein Projekt die gewünschte Wirkung ohne unerwünschte Begleiterscheinungen entfalten kann, wird allerdings erst durch Bewertung der Wirkungen und Wechselwirkungen einzelner Projekte auf die Unternehmensziele deutlich. Schon mit einfachen, qualitativen Bewertungen von “stark positive Wirkung” bis “stark kontraproduktive Wirkung” lassen sich gute und weniger gute Konstellationen in der Projektlandschaft erkennen. Für das Managementteam ergibt sich damit bei einem vertretbaren Aufwand eine wertvolle Entscheidungshilfe für die Steuerung strategischer Projekte, die nicht nur Go/No-Go-Entscheidungen, sondern auch eine zeitliche Abfolge wichtiger Projekte beinhalten kann.
Sie finden hoffentlich schon an dieser Skizze Gefallen an den beiden Werkzeugen.
Nutzen schon bei mehr als zwei parallel laufenden Projekten
- Durch die Gesamtprojektsteuerung stellen Sie sicher, dass Sie alle relevanten Projekte identifizieren und gegenüberstellen.
- Mit der Projektwirkungsmatrix unterziehen Sie alle zu berücksichtigen Projekte einer Wirkungsanalyse und erhalten Klarheit über das Zusammenspiel.
- Mit der Anwendung beider Werkzeuge schaffen Sie eine dauerhafte Entscheidungsgrundlage für Projekte.
Ich unterstütze Sie gerne bei der Transparenz schaffenden Einführung und Nutzung der beiden Werkzeuge, für die es m. E. keine ernst zu nehmende Alternative gibt. Sie werden wahrscheinlich überrascht sein!
—
Der nächste Beitrag in der Reihe “Methoden sind Türen zum Erfolg” handelt von der Technik STOP.