Bessere Meetings

Bessere Meetings

Wenn bestimmte Begriffe immer wieder in den Medien auftauchen, gehen die Meinungen häufig weit auseinander. Das gilt auch für “agiles Arbeiten”. Die einen sehen darin die längst überfällige Lösung vieler Probleme, die anderen können es langsam nicht mehr hören. Bei Meetings scheiden sich ohnehin die Geister. Denn eigentlich wissen wir genau, was uns an Meetings stört. Es ist die Vielzahl an Meetings, die lange Dauer und die z. T. unzureichende Ergiebigkeit.

Können agile Werte Meetings besser machen?

Leider sind wir nicht besonders konsequent darin, unsere Meeting-Kultur positiv zu entwickeln. Dabei gibt es einfache Tipps, die wirksam helfen. Haben Sie doch mal den Mut, ein Meeting im Stehen durchzuführen oder reduzieren Sie die Agenda auf das tatsächliche Notwendigste. Klar werden die Hintergründe, wenn Sie in jedem einzelnen Fall den Zweck eines Meetings analysieren.

  • Warum wird das Meeting durchgeführt?
  • Welches Ergebnis soll erzielt werden?
  • Welche Teilnehmer sind dazu erforderlich?

Sich diese Fragen regelmäßig vor Augen zu führen, lohnt sich. Wenn Sie nach geeigneten Umsetzungsmöglichkeiten suchen, liefern Ihnen die agilen Werte die wertvolle Impulse.

Agilität ist im ursprünglichen Sinne als Wendigkeit bzw. Gewandtheit definiert. Deshalb werden beim agilen Projektmanagement auch die Inhalte und Pläne aus der klassischen Vorgehensweise kritisch hinterfragt. Meetings haben im agilen Projektmanagement eine zentrale Rolle und deshalb setzen die im Jahr 2001 im Agilen Manifest festgeschriebenen agilen Werte bereits hier an.

Grundlegend ist, die wichtigen Interessengruppen im Projekt intensiv in das Geschehen einzubinden und ihnen regelmäßig Ergebnisse zu liefern. Im Laufe der Arbeit festgestellte Änderungsnotwendigkeiten werden nach Möglichkeit direkt im nächsten Schritt umgesetzt und nicht durch eine Änderungsanzeige “verwaltet”. Überhaupt werden Änderungen ausdrücklich begrüßt, denn so lassen sich die besten Resultate erzielen. – Aber nun zur Bedeutung agiler Werte für Meetings:

Menschen im Fokus

Dieser Wert rückt die Teilnehmer in den Vordergrund. Ihre Interaktionen sind wichtiger als alles andere, weil sie das Meeting durch Austausch und Diskussionen vorantreiben. Deshalb gilt es sicherzustellen, dass die Erfahrungen und Kompetenzen der Teinehmenden auch ausreichen, um die Anforderungen laut Agenda zu erfüllen. Wer nicht beitragen kann oder will, ist am falschen Platz.

Zusammenarbeit mit dem Kunden

Zentrale Bedeutung für die Meetingergebnisse und damit für die Zielerreichung ist die Zusammenarbeit mit dem Kunden, denn der Kunde definiert das Ziel. Am besten ist deshalb “der Kunde” auch Teilnehmer beim Meeting oder zumindest ist hunderprozentig sichergestellt, dass alle Arbeiten auch auf die Kundenanforderungen ausgerichtet sind.

Leistung statt Dokumentation

Allgemein könnte man formulieren, dass nützliche Meetingergebnisse wichtiger sind als ein umfassendes Protokoll. Idealerweise sollten die Ergebnisse für alle Teilnehmer klar sein und auch sofort umgesetzt bzw. weiterverarbeitet werden können. Sinnvoll ist es daher, zum Abschluss den Meetings die Ergebnisse noch einmal zusammenzufassen und evtl. Verständnisfragen bei den Teilnehmern zu klären.

Anpassungsfähigkeit

Mit diesem Wert wird die Bedeutung unterstrichen, dass es wichtiger ist auf Veränderungen zu reagieren, als an einem Plan festzuhalten. Auch bei noch so guter Vorbereitung einer Agenda kann es wegen evtl. neuer Erkenntnisse erforderlich sein, Inhalte des Meetings oder auch die Zusammensetzung der Teilnehmer zu ändern. Die Konsequenz bei der Umsetzung dieser nötigen Anpassungen ist ein echtes Zeichen von Stärke.

Der Nutzen schlägt die Skepsis

Manche Anforderungen mögen sich radikal anhören, manche seltam, aber sie sind allesamt konsequent und leiten sich aus den agilen Werten ab. Die Mühe einer Umstellung für Ihre Meetings lohnt sich, denn Sie können positive Effekte schon beim ersten Anlauf spüren.

Gutes Gelingen wünscht