Risikomanagement ist kein Hexenwerk und es hat viel mit Prinzipien und der Einhaltung von Regeln zu tun. Zum Basiswissen von Risikomanagement gehören u. a. die prinzipiellen Risikostrategien, die im Englischen dank des identischen Anfangsbuchstabens auch mit ‘4T’ bezeichnet werden. 4T steht für Terminate, Transfer, Treat und Tolerate.
Dieser Ansatz ermöglicht einen schnellen Überblick über die Risikoexposition in einer gegebenen Situation und führt zu einer schlüssigen Risikostrategie. Der richtige Zeitpunkt für die Anwendung ist gekommen, wenn die Entscheidungsgrundlage für ein Vorhaben aufgestellt werden soll bzw. wenn das Projekt gestartet wird.
Die grundlegende Systematik besteht darin, die mit einem Vorhaben zusammenhängenden Risiken zu identifizieren und sie nacheinander durch die folgenden Prüffragen zu schleusen bzw. die Eignung der jeweiligen Einzelstrategien zu prüfen.
1. Untragbare Risiken abstellen – Terminate
Handelt es sich um ein untragbares Risiko?
Sind Risiken existenzgefährdend, müssen Sie ggf. vollkommen abgestellt werden, indem man sich von einem Geschäft oder von einer Aktivität trennt. Das mag auf den ersten Blick drastisch klingen und genauso deutlich ist es auch gemeint.
Für ein gutes Risikomanagement ist es unverzichtbar, untragbare Risiken kategorisch zu beseitigen. Lassen sich keine geeigneten Maßnahmen zur Risikobeherrschung finden, sollte man die Finger davon lassen.
2. Abwälzung von Risiken auf andere erwägen – Transfer
Lässt sich das Risiko auf andere abwälzen?
Die Abwälzung ist eine Risikobewältigung, welche die Auswirkungen eines Risikos auf Dritte verlagert. Die Partei, auf die das Risiko übertragen wird, stimmt einem solchen Schritt zu, weil es sich beispielsweise um ihr Kerngeschäft handelt oder weil sie ein besonderes interesse an der Übernahme des Risikos hat.
Es stehen verschiedene Werkzeuge für die Übertragung des Risikos zur Auswahl, wie z. B. Versicherungen, Leistungsabsicherungen, Gewährleistungen, Garantien usw. Auch können Verträge eingesetzt werden, um die Haftung für spezielle Risiken an Dritte zu übertragen. Das Kostenrisiko kann z. B. in vielen Fällen durch Verträge zur Kostenerstattung auf den Käufer oder durch Festpreisverträge auf den Verkäufer übertragen werden. Wichtig für das Verständnis der Strategie “Transfer” ist eine Gesamtbetrachtung des Risikos im Zusammenhang.
3. Relevante Risiken wirksam minimieren – Treat
Durch welche konkreten Maßnahmen lässt sich das vorliegende Risiko beherrschen?
Der Löwenanteil der eigentlichen Arbeit passiert in dieser Kategorie. Das Gros der identifizierten Risiken muss tatsächlich systematisch bearbeitet werden, um geeignete Schritte zu Risikominimierung herbeizuführen.
Als zentrale Instrumente kommen das Risikoregister als eine tabellarische Aufstellung der identifizierten Risiken und die Risikomatrix als z. B. eine 3×3-Matrix mit der Bewertung jedes Risikos hinsichtlich Schadenshöhe und Eintrittswahrscheinlichkeit zum Einsatz.
Die Minimierung der Risiken beginnt bereits bei einer möglichst genauen [vertraglichen] Fixierung der Aufgabenstellung und der erforderlichen Arbeiten sowie einer exakten Definition der gewünschten Ergebnisse. Das Ziel jeder einzelnen Risikomaßnahme ist es, entweder die zu erwartende Schadenshöhe im Eintrittsfall eines Risikos zu reduzieren oder die Eintrittswahrscheinlichkeit oder die Häufigkeit zu reduzieren. In komplexen Risikomaßnahmen können sogar beide Aspekte gleichzeitig erreicht werden.
4. Tragbare Risiken akzeptieren – Tolerate
Kann ein Risiko evtl. bewusst und ohne weitere Anstrengungen in Kauf genommen werden?
Auch dieser Schritt, bei dem vermeintlich nichts passiert, ist sehr wichtig. Im Kern akzeptiert man das gegebene Risiko, ohne weitere Anstrengungen zu treffen oder bestimmte Maßnahmen zu planen.
Das Akzeptieren eines Risikos sollte nie als latente Bedrohung für das Projekt gesehen werden. Denn die Risiken, die in diese Kategorie fallen, können getrost akzeptiert werden – und das aus gutem Grund. Sollten diese Risiken tatsächlich eintreten, stellen die Konsequenzen keine großen Probleme dar, Lösungen können mit einfachen Mitteln herbeigeführt werden oder das Projektteam nimmt sich der Sache genau in diesem Moment an. Es sind also keine zusätzlichen Arbeiten erforderlich und das Projektteam wird entlastet.
Fazit
Bewertet man den Aufwand, der für die einzelnen Risikostrategien zu leisten ist, kann man zur der Meinung gelangen, dass eigentlich nur Treat – die wirksame Minimierung von Risiken – den Namen Risikostrategie tatsächlich verdient. Bei genauerer Betrachtung wird aber schnell die Relevanz des gesamten Spektrums der 4T deutlich. Erst die Unterscheidung dieser vier grundsätzlichen Strategien im Umgang mit identifizierten Risiken ermöglicht eine effektive und effiziente Beherrschung aller Risiken.
Wer die Kernstrategien 4T auf sein Projekt anwendet, kommt erfolgreich zum Ziel. Ein Projektteam kann und sollte sich vor Aufnahme eines größeren Vorhabens die Bedeutung und Tragweite dieser Risikostrategien vergegenwärtigen.
Haben Sie Klarheit bzgl. der 4T in Ihrem Projekt?
—
Der nächste Beitrag in der Reihe „Methoden sind Türen zum Erfolg“ handelt von den acht Bausteinen im klassischen Projektmanagement.