Wie läuft Ihr Projekt?
Was antworten Sie auf die Frage, wie Ihr Projekt läuft? Vielleicht wird diese Frage vom Auftraggeber gestellt, vielleicht aber auch von einem anderen wichtigen Stakeholder. Vermutlich werden Sie mit einer unverbindlichen, aber positiven Aussage antworten. “Es läuft gut” oder “Wie sind im Plan”. In dieser Situation ist vielleicht auch gar nicht mehr erforderlich. Aber mal ganz ehrlich, wie steht es denn tatsächlich um Ihr Projekt?
Wie kann man zu jeder Zeit zuverlässig und glaubwürdig den tatsächlichen Projektfortschritt wiedergeben, ohne dafür einen (zu) großen Aufwand treiben zu müssen?
Damit müssen Sie sich auseinandersetzen
Selbstverständlich können Sie während der gesamten Projektlaufzeit einen gewissen, nicht zu unterschätzenden Aufwand leisten und den Zielerreichungsgrad ermitteln: Werden die geplanten Zeiten eingehalten, lassen sich die Qualitätsanforderungen erreicht und stimmen die Kosten?
Oder Sie beschränken sich bei einer genauen Positionsbestimmung im Projekt auf die vereinbarten Meilensteine bzw. Berichtstermine und begnügen sich ansonsten mit weniger Information.
Auch können Sie sich auf Ihr Gefühl als erfahrener Projektleiter verlassen. Doch welcher Ansatz ist empfehlenswert?
Darf es etwas mehr sein?
Etwas mehr an Genauigkeit oder Aussagekraft? Es darf! Es ist das ureigene Interesse eines jeden Projektleiters, jederzeit über das Projekt Auskunft geben zu können. Nicht nur zu den Meilensteinen ist dies von Bedeutung, sondern auch während jeder einzelnen Projektphase. So kann man schneller und flexibler auf geänderte Anforderungen eingehen. So lassen sich Korrekturmaßnahmen wirksamer einsteuern. So bleibt das Projekt agil. So bleiben die Stakeholder letztendlich zufrieden.
Diese Zusammenhänge bestimmen, welchen Aufwand man während der Projektdurchführung treiben und auch schon bei der Projektplanung walten lassen sollte.
Selbstverständlich ist bei jeder Positionsbestimmung eine gewisse Unschärfe enthalten. Das tut der Sache aber keinen Abbruch. Erfolgreiche Projektmanager wissen jederzeit über den Projektfortschritt im Projekt Bescheid und erleben deshalb auch weniger [ungewollte] Überraschungen.