Diese Arbeit kann man sich eigentlich sparen
…, wenn man Zeit im Überfluss hat und es nicht auf gute Ergebnisse ankommt! Gemeint ist natürlich ganz im Gegenteil, dass man bei der Vorbereitung und Durchführung von Workshops nicht sorgfältig genug vorgehen kann und auf keinen Fall auf Moderation verzichten sollte.
Durch Moderation werden Workshops und Arbeitstreffen produktiver und es werden bessere Ergebnisse erzeugt. Moderation führt dazu, dass mit weniger Zeiteinsatz mehr erreicht wird und das regelmäßig, wiederholbar und nachhaltig. Die Teilnehmer zu gemeinsamen Ergebnissen und Entscheidungen zu führen, die von allen im Konsens getragen und umgesetzt werden, darin liegen Sinn und Zweck von Moderation. Moderation sorgt für echte Projektverstärkung.
Ich empfehle denen, die es nicht ohnehin schon tun, systematisches Moderieren unbedingt auszuprobieren und die erzielten Ergebnisse sowie den zusätzlichen „Aufwand“ für die Moderation mit konventionellen Workshops und Arbeitstreffen ohne Moderation zu vergleichen. Erfahrungsgemäß wird bei einem solchen Vergleich u. a. die frappierende Wirkung auf die Arbeitsatmosphäre im Team deutlich. Dabei reicht für den „schnellen Erfolg“ schon ein methodisches Rüstzeug von drei einfachen Bausteinen, die nachfolgend kurz angerissen werden.
Nr. 1 – Agenda vorweg
Warum ist eine Agenda unverzichtbar? Eine im Vorfeld erstellte Agenda ermöglicht es den Workshop-Teilnehmern, sich auf die bevorstehende Veranstaltung einzustellen und sich vorzubereiten. Eine Agenda sollte je nach Umfang und Art des Workshops oder Arbeitstreffens mit ca. drei bis sieben Gliederungspunkten übersichtlich und verständlich sein. Am liebsten kurz & knapp.
Die Teilnehmer profitieren dabei von der Vorarbeit des Moderators für die Strukturierung der Veranstaltung. Zudem wissen die Teilnehmer schon vorher, welche Themen behandelt werden und welche anderen Themen eben nicht auf der Agenda stehen. Der Moderator sollte die Agenda rechtzeitig vor der Veranstaltung bereitstellen und den Teilnehmern ebenfalls Zeit einräumen, sich damit zu befassen. Nicht zu früh und nicht zu spät.
Eine Agenda ist also eine „Strukturierungshilfe“ und „Verzettelungsbarriere“ zugleich. Denn wenn die Agenda im Vorfeld an die Workshop-Teilnehmer verteilt wird, kann sie schwerlich ignoriert werden.
Nr. 2 – Betreuung währenddessen
Dies ist das Kernstück, die Moderation einer Veranstaltung durch einen Moderator. Unzählige Ratgeber sind verfügbar und helfen sowohl denjenigen, die sich auf ihre erste Moderation vorbereiten, als auch erfahrenen Moderatoren, die ihre Kenntnisse vertiefen wollen. Deswegen halte ich mich an dieser Stelle bedeckt und verweise lediglich auf die Erfolgsfaktoren, die mir persönlich sehr am Herzen liegen:
- Schaffung einer förderlichen Arbeitsatmosphäre
- Direkte Ansprache der Teilnehmer und Einbindung
- Üppiger Einsatz nonverbaler Kommunikation zur Steuerung
- Offenheit und Neutralität im Umgang mit unterschiedlichen Meinungen
Zur systematischen Unterstützung können einzelne Rollen, wie z. B. “Timekeeper”, “Sribe” und “Rabbit Hole Monitor” an Teilnehmer vergeben werden. Das schafft zusätzliche Akzeptanz und entlastet den Moderator.
Wenn Sie diese Erfolgsfaktoren als Moderator beherzigen, dann werden Sie mit großer Sicherheit zusammen mit den Teilnehmern zu guten Ergebnissen gelangen, ganz egal, ob es sich um eine einstündige Veranstaltung oder einen Ganztages-Workshop handelt.
Nr. 3 – Nachbereitung hinterher
Nachbereitung bedeutet viel mehr, als nur ein Protokoll zu schreiben. Es geht um den wichtigen Mechanismus, die im Workshop erarbeiteten und abgestimmten Arbeitspakete so aufzuschreiben und an die Teilnehmer weiterzuleiten, dass sie ohne Rückfragen und ohne “Verluste” abgearbeitet werden können. Der Moderatoren kann ggf. auf dieser Basis auch für eine Nachverfolgung der Arbeitspakete sorgen.
Eine gute Nachbereitung fängt bereits im Workshop statt. Ergebnisse und Arbeitspakete werden idealerweise vom Moderator vor-formuliert und mit den Teilnehmern abgestimmt. So sind weite Umfänge für die Nachbereitung bereits in “trockenen Tüchern” und die Bereitstellung des Protokolls an die Teilnehmer kann ohne großen Aufwand bereits kurz nach der Veranstaltung erfolgen.
Kein Patentrezept, aber viele Lösungen
Wie überall im Leben gibt es auch für die Moderation von Workshops kein Patentrezept. Dafür können Sie aber zur Projektverstärkung verschiedene Spielarten ausprobieren und nach eigenem Geschmack Erfahrungen sammeln. Sie müssen beispielsweise nicht auf einen externen Moderator zurückgreifen. Wohl aber lohnt es sich, einen erfahrenen Gast-Moderator – z. B. aus einer anderen Abteilung – für einen einzelnen Workshop einzuladen und von den gemachten Erfahrungen zu profitieren. Bei der Nachbereitung dieses Workshops können Sie die für gut befundenen Bausteine zum eigenen Projekt-Standard erklären. Sie müssen es nur gemeinsam im Projektteam tun.
Eine weitere nützliche Anregung, die Sie ohne fremde Hilfe ausprobieren können, liegt in der wechselnden Moderation, bei der alle Projektmitglieder reihum für die Moderation einer Veranstaltung verantwortlich zeichnen. Von den Ergebnissen dürften Sie höchstwahrscheinlich zutiefst erstaunt sein. Sie dürfen sich auf abwechslungsreiche und interessante Projektworkshops freuen, die allesamt eine Gemeinsamkeit haben:
Mehr Produktivität und bessere Ergebnisse bei Workshops