Wertvoll nur bei disziplinierter Anwendung
Für die Teamleistung sind diese Meetings sehr wertvoll. Doch bei unsachgemäßer Anwendung verlieren die Beteiligten leicht die Begeisterung an diesem Werkzeug: Bei Daily Standup-Meetings ist das allgemeine Bild trotz wachsender Verbreitung nicht einheitlich, denn sie sind keine Selbstläufer und erfordern Disziplin.
Wer bereits mit Daily-Standup-Meetings zu tun hatte, kennt vermutlich die Extreme: Im besten Fall stellt ein Standup-Meeting sicher, dass kontinuierliche Fortschritte erzielt werden, und jedes Teammitglied legt Rechenschaft über ihre Arbeit ab. Im schlimmsten Fall ist es eine vollkommene Energie- und Zeitverschwendung, bei der zu lange über belanglose DInge geredet wird, ohne die relevanten Aspekte ans Licht zu bringen, die für die gemeinsame Arbeit relevant sind.
Wie tägliche Standup-Meetings funktionieren sollen
In einer idealen Welt dauert ein tägliches Stand-up-Meeting maximal 15 Minuten, die Teamgröße beträgt maximal acht Personen und jedes Teammitglied beantwortet in sehr kurzer Form die folgenden Fragen:
- Was habe ich gestern gemacht?
- Was werde ich heute tun?
- Welche Hindernisse sehe ich?
Damit soll ein schneller allgemeiner Überblick geliefert und gleichzeitig ein Problembewusstsein geschaffen sowie Lösungskompetenzen im Team geschärft werden. Die Fragen und das Vorgehen klingen einfach, das Ziel wird in der Praxis aber selten erreicht.
Wie diese Meetings tatsächlich ablaufen
Zu viele Meetings gehen in die Verlängerung.
Übergroße Teams, langatmige Antworten und unpassende Einzelgespräche führen oft dazu, dass die täglichen Stand-Ups die geplanten 15 Minuten weit überschreiten. Das ist selbst bei den diszipliniertesten Teams der Fall, so dass Standup-Meetings Gefahr laufen, zu teuren und wenig produktiven Meetings zu werden.
Diese Meetings stören den Tagesablauf und sind nur schwer zu koordinieren.
15 Minuten mögen nicht viel erscheinen, aber die Meetings kosten am Ende viel mehr, weil auch in der Zeit unmittelbar davor nichts Wesentliches getan wird. Warum mit der Arbeit an etwas Wichtigem oder Kompliziertem beginnen, wenn man sowieso unterbrochen wird? Und nachher kostet es Zeit, sich wieder erneut auf die aktuelle Aufgabe zu konzentrieren. Aber zu welcher Uhrzeit sollte man das Meeting durchführen, um unnötige Arbeitsunterbrechungen zu vermeiden? Wie sollte man verfahren, wenn Teammitglieder von zu Hause oder in einer anderen Zeitzone arbeiten? Es ist nicht einfach, die Meetings zu koordinieren, ohne die Produktivität des Teams negativ zu beeinflussen.
Es gibt keine Aufzeichnungen und nicht selten ist Doppelarbeit nötig.
Was während eines Stand-up-Meetings passiert, erfahren nur die Teammitglieder, die auch tatsächlich teilnehmen. Normalerweise gibt es keine Aufzeichnungen. Informationen können weder nachgelesen noch zu einem späteren Zeitpunkt erneut aufgegriffen werden. Vielmehr sind in solchen Fällen zusätzliche Meetings erforderlich.
Warum sich Daily-Standup-Meetings dennoch lohnen
Gefahr erkannt – Gefahr gebannt
Bei jeder Neuerung ist es ganz normal, dass nicht alles sofort perfekt funktioniert. Es ist mehr als unwahrscheinlich, dass ein Team auf Anhieb perfekte Standup-Meetings durchführt, ohne dass die o. g. Probleme auftreten. Wenn aber die Gefahren bekannt sind, kann das Team einfacher darauf reagieren und gegensteuern.
Im Team den passenden eigenen Stil entwickeln
Viele Anforderungen scheinen schwer erfüllbar, bis ein Team eine eigene Festlegung für die Durchführung von täglichen Standup-Meetings getroffen hat und sie ausprobiert. Das ist noch kein Erfolgsgarant, aber ein Schritt in die richtige Richtung.
Fünf auch mal gerade sein lassen
Die eigenen Maßstäbe zu relativieren, bedeutet nicht, sich mit schlechten Leistungen zufrieden zu geben. Vielmehr lassen sich darin Lernerfolge erkennen, um mit Standup-Meetings ganz neue Erfahrungen für die erfolgreiche Projektarbeit oder im Tagesgeschäft zu machen.
Probieren Sie Daily-Standup-Meetings einfach mal aus!
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Der nächste Beitrag in der Reihe “Methoden sind Türen zum Erfolg” handelt von Domino-Steinen.