Vielleicht muss man angesichts der aktuellen Beschränkungen durch Corona eine Vorbemerkung zu diesem Beitrag machen. Denn selbstverständlich funktionieren auch agile Techniken unter diesen besonderen Umständen nicht optimal. 

Agile Techniken liefern Hilfestellungen für das erfolgreiche Miteinander in der Projektarbeit. Diese Werkzeuge und Ansätze müssen deshalb ebenfalls unter besonderen Vorsichtsmaßnahmen angewendet werden. Für mich gibt es dennoch keinen Grund, an der grundsätzlichen Eignung agiler Techniken zu zweifeln. 

Wertvolle Hilfestellungen für das erfolgreiche Miteinander

Agile Techniken sind relevante Verfahren mit einer sinnvollen Anwendung auch außerhalb von Projekten, wie z. B. in den Geschäftsprozessen der Regelorganisation eines Unternehmens oder in Non-Profit-Organisationen.

Zur Einordnung agiler Techniken ist es zunächst wichtig, über agile Werte und agile Prinzipien zu sprechen. Denn agile Werte bilden das Fundament für das weitere Verständnis agiler Prinzipien und agiler Techniken. Wer kein ausreichendes Verständnis der agilen Werte hat, kann weder die Tragweite agiler Prinzipien verstehen, noch die agilen Techniken geeignet anwenden. Es geht um die folgenden vier Werte:

• Menschen im Fokus
  Prozesse und Werkzeuge müssen einwandfrei funktionieren. Sie haben allerdings nur eine dienende Funktion und sollen den Menschen helfen, ihre Aufgaben gemeinschaftlich optimal zu erfüllen und für den Kunden Wert zu schaffen.
• Zusammenarbeit mit dem Kunden
  Ein Vertrag ist nur die Basis für die zu erbringende Leistung und kann nicht alle Eventualitäten regeln. Er gibt lediglich den Rahmen vor. Die Leistung wird in wertschätzender Interaktion mit dem Kunden nach dessen Wünschen flexibel erstellt.
• Leistung statt Dokumentation
  Dokumentation soll die Leistung unterstützen, darf aber weder Selbstzweck sein noch der eigenen Absicherung dienen, denn dann würde sie auf einen Mangel an Vertrauen und Verantwortung hinweisen. Kunden kaufen keine Dokumentationen, sondern funktionierende Produkte und Leistungen.
• Anpassungsfähigkeit
  Einen Plan zu erstellen und eins zu eins umzusetzen, funktioniert nicht in einem komplexen Umfeld, wo Veränderungen der Normalfall sind. Zur Orientierung ist eine Planung im Nahbereich sinnvoll. Sie muss aber flexibel bleiben und geänderten Bedingungen agil angepasst werden können.

Auf diesen agilen Werten basieren die agilen Prinzipien. Sie bilden allgemeine Handlungsgrundsätze, die z. B. auch beim Lean Management Beachtung finden. Ohne Beachtung agiler Werte können die agilen Prinzipien nicht zweckentsprechend eingesetzt werden. Ausgewählte agile Prinzipien, die ich hier stellvertretend für das ganze Dutzend nennen möchte, sind z. B. die folgenden sechs Prinzipien:

• Den Kunden durch wertvolle Leistungen zufriedenzustellen, hat höchste Priorität.
• Änderungen sind auch spät noch willkommen, um Wettbewerbsvorteile zu generieren.
• Möglichst schnell und in kurzen Intervallen sind funktionierende Ergebnisse zu liefern.
• Informationen sind bevorzugt im persönlichen Gespräch auszutauschen.
• Es geht um einfache Lösungen. Alles, was nicht zwingend nötig ist, wird weggelassen.
• Die eigene Arbeit ist regelmäßig zu reflektieren und zu verbessern.

Um die agilen Techniken in der Praxis sinnvoll einsetzen zu können, ist es nämlich wichtig, die agilen Werte und agilen Prinzipien verstanden zu haben. Agile Techniken können als konkrete Verfahren zur praktischen Umsetzung der agilen Werte und agilen Prinzipien verstanden werden.

Praktische Umsetzung agiler Werte und Prinzipien

Praktische Umsetzung bedeutet u. a., dass nicht notwendigerweise alle Prinzipien umgesetzt werden müssen und auch nicht vollständig. Es geht vielmehr darum, einen geeigneten Umfang zu definieren, der im jeweiligen Unternehmenskontext “funktioniert”. Übrigens tauchen vollumfänglich umgesetzte Prinzipien in der Praxis sowieso nicht auf. 

Ähnlich verhält es sich auf der nächsten Ebene mit agilen Techniken. Es handelt sind dabei um konkrete Verfahren zur praktischen Umsetzung der Prinzipien. Die folgende Abbildung zeigt eine Übersicht wichtiger agiler Techniken.

Diese agilen Techniken kommen in unterschiedlicher Anzahl und in verschiedenen Konstellationen zur Anwendung. Ein Teil dieser Techniken, die im folgenden beschrieben werden, sticht allerdings wegen besonderer Einsatzmöglichkeiten heraus.

Task Boards

Ein Task Board ist ist ein Werkzeug, das von einer Einzelperson oder einem Team verwendet werden kann, um Tasks – also bestimmte Aufgaben – zu visualisieren. Ein Task wird dabei auf einer Karte notiert und durchläuft im Laufe der Bearbeitungszeit über das Task Board z. B: vom Status „anstehend“ über „in Arbeit“  bis zu „erledigt“. Über die Position einer Aufgabe auf dem Task Board wird also der spezifische Bearbeitungszustand visualisiert, so dass nicht nur die für jeweils verantwortliche Person, sondern auch jedes Teammitglied und auch unbeteiligte Personen einen schnellen Überblick über Bearbeitungsfortschritt erlangen können.

Daily-Standup-Meetings

Ein Daily-Standup-Meeting ist ein täglich stattfindendes Treffen einer Arbeitsgruppe oder eines Teams, das grundsätzlich im Stehen – z. B. vor einem Task Board – ausgeführt wird und durch kurze, informative Statusberichte aller Mitglieder gekennzeichnet ist. Als Faustregel gilt, dass das Meeting maximal 15 Minuten dauern soll. Es handelt sich dabei weniger um eine Statusbesprechung, als vielmehr um eine Einsatzplanung für den aktuellen Tag.

Use Cases

Bei Use Cases werden die Anforderungen an ein Produkt oder eine Dienstleistung möglichst präzise aus Kundensicht beschrieben, so dass konkrete Anwendungsfälle mit einer spezifischen Funktionalität und in der Sprache des Kunden entstehen. Dieses Vorgehen ermöglicht nicht nur ein besseres Verständnis für die konkreten Anforderungen des Kunden, sondern ermöglicht auch einen höheren Kundennutzen.

Burn-Down-Charts

Zur Visualisierung des Arbeitsfortschritts dienen Burn-Down-Charts und können als Pendant zur Meilensteintrendanalyse beim klassischen Projektmanagement betrachtet werden. Nach erfolgreicher Erledigung eines Arbeitspaketes wird der dafür geplante Aufwand von dem Gesamtaufwand abgezogen und grafisch im Chart eingetragen. Es ergibt sich auf diese Art und Weise eine abfallende Kurve die irgendwann am Nullpunkt ankommt. Es lässt sich buchstäblich die Kraft der Visualisierung an der Motivation der Teammitglieder ablesen.

Diese und andere agile Techniken ermöglichen für die Gruppen- und Teamarbeit einen besonderen Zugang zur Bewältigung komplexer Aufgaben sowie zu Problemlösungen aller Art. Wer sich ausgewählter agiler Techniken bedient, kann auf einen spürbaren Zugewinn an Produktivität hoffen.

Und das ist noch nicht alles

Wer in diesem Beitrag agile Methoden vermisst hat, hat zunächst einmal gut aufgepasst. Denn die bekannten Vertreter wie z. B. Scrum und Kanban sind  Im Projektgeschäft einfach nicht mehr wegzudenken und stellen so etwas wie die Königsklasse im “agilen Haus” dar. In diesem Beitrag geht es mir allerdings um Grundlagen und deshalb werden Scrum und Kanban in einem separaten Beitrag gewürdigt werden.

Das Gute ist, dass agiles Arbeiten auch außerhalb des Projektmanagements funktioniert und dazu auch keine perfekten Qualifikationen als Voraussetzung benötigt werden. Schon ausgewählte einzelne agile Techniken liefern – auch in Zeiten von Corona – wertvolle Hilfestellungen für das produktive und erfolgreiche Miteinander im Tagesgeschäft.

Treffen Sie geeignete Vorkehrungen und probieren Sie es aus!

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Der nächste Beitrag in der Reihe “Methoden sind Türen zum Erfolg” handelt vom “Last Minute Risk Assessment”.