Das STOP-Tool

Das STOP-Tool

Das STOP-Schild wird häufig “überfahren”.

Ob in unübersichtlichen Situationen, in hitzigen Diskussionen oder in anderen Stresssituationen: Wir neigen dazu, vorschnell zu handeln, statt in Ruhe verschiedene Optionen abzuwägen. Wer kurz innehält und am STOP-Schild “anhält”, trifft kommt zu klügeren Entscheidungen und muss sich nachher auch nicht ärgern.

Haben Sie sich schon mal in einer Projektbesprechung im Ton vergriffen und ein Teammitglied unfair behandelt? Mussten Sie jemals wegen der engen Deadline im Projektplan eine wichtige Entscheidung treffen, obwohl Ihnen danach nicht der Kopf stand? Ist es Ihnen schon passiert, dass Sie mit ungutem Gefühl mehrere Tasks gleichzeitig bearbeitet haben? Im Nachhinein wünscht man sich, man hätte innegehalten, besonnener reagiert und vielleicht eine andere Entscheidung getroffen. Genau darum geht es beim STOP-Tool: Eine kurze Pause einzulegen, seine Gedanken zu sortieren, sich einen Überblick zu verschaffen und erst dann weiterzumachen.

Das STOP-Tool

So funktioniert das Tool

Das Prinzip ist ähnlich wie ein Time-Out beim Sport: Man nimmt sich bewusst Zeit zum Nachdenken und plant das weitere Vorgehen, statt einfach überstürzt weiterzumachen. Ein STOP besteht aus vier Schritten und die vier Buchstaben stehen jeweils für einen Schritt:

1. Schritt: S – Step back (Innehalten)

Ein STOP beginnt damit, sich innerlich zurückzulehnen, auszuatmen und sich gedanklich aus der Situation herauszunehmen. Schaffen Sie Raum zum Nachdenken, um sich wieder auf das Wesentliche und die vorhandenen Ressourcen zu konzentrieren.

2. Schritt: T – Think (Nachdenken)

Jetzt heißt es, sich selbst zuzuhören. Entscheidend ist dabei, sich selbst anregende Fragen zu stellen: Was versuche ich? Was versuche ich zu erreichen? Welchem Zweck dient das? Was ist die Priorität? Was will ich wirklich? Ist eine Veränderung notwendig? Ein Richtungswechsel? Eine neue Definition? Was steht auf dem Spiel? Welche vorgefassten Meinungen habe ich?

3. Schritt: O – Organise your thoughts and options (Gedanken sortieren)

Anschließend gilt es, die eigenen Gedanken zu ordnen und Optionen abzuwägen. Auch hier helfen wiederum Fragen: Sind meine Prioritäten noch richtig gesetzt? Was sollte ich tun und was sollte ich unterlassen? Welche Alternativen habe ich? Dieser Schritt hilft dabei, einen Plan auszuarbeiten, wie es weitergehen soll.

4. Schritt: P – Proceed (Weitermachen)

Vom Denken wieder ins Tun kommen. Es gibt einen Zeitpunkt, den Raum des Nachdenkens wieder zu verlassen. Wer sich die Zeit genommen hat, zur Ruhe zu kommen, klarer im Kopf zu werden und seine nächsten Schritte zu durchdenken, sollte nun mit dem fortfahren, was er unterbrochen hatte.

Wie lange man bei einem STOP pausiert, kommt natürlich auf die Situation an. In einem Gespräch können das 30 Sekunden sein, bei einem Projektmeeting kann man sich eine ganze Stunde oder länger intensiv damit beschäftigen, um sich zu sortieren und seine Ziele zu überdenken.

So setzen Sie das STOP-Tool im Projekt ein

Projekt-STOP

Es scheint geradezu selbstverständlich zu sein, als Projektleiter oder als ganzes Team zu Beginn eines jeden Projekts einen STOP einzulegen. Aber in der Praxis ist der Wunsch anzufangen meist so groß, dass häufig keine Zeit zum Nachdenken, Planen und Forschen bleibt. Vielleicht vernachlässigen Projektmitglieder diesen Aspekt deshalb so oft und verpassen damit neue Bewegungsspielräume.

Änderungs-STOP

Im Projektverlauf ist etwas Unerwartetes geschehen, neue Umstände sind eingetreten oder eine weitere Handlungsoption hat sich ergeben und SIe müssen die Projektpläne ändern. Ein Änderungs-STOP schafft Ihnen in einer solchen Situation den nötigen Raum für eine bewusste Entscheidung.

Orientierungs-STOP

Gerade an lebhaften bis hektischen Tagen bietet sich ein Orientierungs-STOP jeweils am Anfang und Ende des Tages an. Ein Orientierungs-STOP bringt Sie wieder auf Kurs; Sie können evtl. erforderliche Korrekturen vornehmen und sich an den Sinn Ihres Tuns erinnern.

Was Projektverantwortliche damit anfangen können

Wegen der vielfältigen Einsatzmöglichkeiten bei der Projektarbeit gehört das STOP-Tool zu den wichtigsten Werkzeugen für Projektmanager. STOP ist gleichzeitig wohl auch die wichtigste Kompetenz einer Führungskraft: die Fähigkeit, genau im Impuls zum Handeln innezuhalten und sich Zeit zu nehmen, die Situation umfassend wahrzunehmen. Es geht darum, das Ganze zu sehen und dann sein Handeln optimal auf die Anforderungen der Situation auszurichten. Lassen Sie sich durch folgende Anstöße inspirieren:

  • Zwei Sekunden, in denen Sie sich bewusst auf ein Gespräch am Telefon einlassen;
  • Zwei Sekunden, bevor Sie in der Teambesprechungen einen Gedanken aussprechen;
  • Zehn Sekunden, um Prioritäten bei der Projektarbeit für den Tag zu prüfen;
  • 30 Sekunden, um sich mit den eigenen Stärken und Qualitäten zu verbinden;
  • Fünf Minuten, um die eigene Intention für das nächste Projektmeeting zu schärfen;
  • Eine Nacht, in der Sie über eine wichtige Projektangelegenheit „schlafen“.

Machen Sie STOP zu einer Routine!

Die STOP-Methode geht auf Timothy Gallwey zurück, der sie in den 1970er Jahren zunächst für das Coaching entwickelt hat. Statt anderen zu sagen, was sie tun sollen, sollten sie durch einen bewussten STOP von allein darauf kommen, wie es weitergehen soll. 

Dann müssen Sie sich nachher auch nicht ärgern.

Der nächste Beitrag in der Reihe “Methoden sind Türen zum Erfolg” handelt von Daily-Standup-Meetings.