Viele Dinge im Unternehmen spielen sich nicht vor dem Hintergrund veröffentlichter Führungsleitlinien oder klarer Dienstanweisungen ab, sondern auf der Grundlage ungeschriebener Regeln, die einen bedeutsamen Bestandteil der Unternehmenskultur darstellen. Und warum sollte man sich mit ungeschriebenen Regeln auseinandersetzen und warum sollte man sogar noch zusätzlichen Aufwand für das Aufschreiben dieser Regeln treiben? Weil es besser ist!
Durch mangelnde Kenntnis mancher ungeschriebenen Regeln können Projekterfolge verhindert oder ggf. nur durch einen erhöhten Projektaufwand erzielt werden. Die Unternehmenskultur beeinflusst also nicht nur durch die offensichtlichen – weil aufgeschriebenen – Regeln Projekte und Maßnahmen, sondern auch durch ungeschriebene Regeln.
Glücklicherweise liegen die meisten Dinge aber bereits in schriftlicher oder elektronischer Form vor, wie z. B. Organigramme, evtl. ein Leitbild, die Vision, natürliche viele Dienst- und Arbeitsanweisungen sowie die zahlreichen Handbücher und sonstige Unterlagen. Doch was hat es mit den ungeschriebenen Regeln auf sich und wieso sollten sie Schäden für das Projektgeschäft verursachen können?
Wenn man sich gängige Definitionen des Begriffs anschaut, wird schnell klar, warum ungeschriebene Regeln nicht unbeachtet bleiben sollten. Unter Unternehmenskultur wird die Gesamtheit aller Werte, Normen und Einstellungen der Mitglieder einer Organisation verstanden, die Entscheidungen, Handlungen und Verhalten prägen.
Der überwiegende Teil der Werte liegt aber nicht in schriftlicher und auch nicht in konkreter Form vor. Bei Normen und besonders bei unserem Normenverständnis ist es nicht anders. Bei unseren Einstellungen kommt unglücklicherweise noch hinzu, dass in der schriftlichen und mündlichen Kommunikation häufig andere Positionen bezogen werden als tatsächlich gültig sind und das eigene Verhalten lenken.
Was sind beachtenswerte, ungeschriebene Regeln?
Hierunter fallen z. B. historische Projekterfahrungen und bereits in der Vergangenheit „ausprobierte“ Konzepte und Maßnahmen, die evtl. Besonderheiten aufweisen und nicht geradlinig verlaufen sind. Weiterhin sind auch Konkurrenzsituationen zwischen Abteilungen und Berührungsängste zwischen ehemals getrennten Unternehmensteilen zu nennen.
Die Problematik vieler Angelegenheiten besteht weniger darin, dass die Hintergrundinformationen nicht bekannt sind, sondern können problematisch für diejenigen Personen werden, die sie nicht kennen.
Entwarnung – Nicht alles muss tatsächlich aufgeschrieben werden.
Im Sinne von Risikomanagement stellen ungeschriebene Regeln prinzipiell genauso relevante Verhaltensmuster und Festlegungen dar wie formale Arbeits- und Verfahrensanweisungen. Ihre Kenntnis ist u. a. deshalb wichtig, weil nur dann Maßnahmen wirksam werden und Projekte funktionieren können, wenn sie nicht im Widerspruch zu ungeschriebenen Regeln stehen. Es ergibt also Sinn, sich die Existenz solcher Regeln vor Augen zu führen und sich auch der Zusammenhänge und Wechselwirkungen bewusst zu werden. Selbstverständlich sind nicht alle ungeschriebenen Regeln von Bedeutung. Auch lässt sich eine Abgrenzung zwischen einer ungeschriebenen Regel und einer individuellen Auffassung im Unternehmen nur schwer vollziehen. Aus diesen Gründen muss nicht alles aufgeschrieben werden. Es reicht vollkommen aus, sich mit einem vergleichsweise geringen Umfang an ungeschriebenen Regeln auseinanderzusetzen.
Das Aufschreiben ungeschriebener Regeln löst keine unmittelbaren Probleme, aber es dient der Wissensgewinnung über wichtige Zusammenhänge im Unternehmen. Eine Führungskraft, die ungeschriebene Regeln ernst nimmt, kann sich den – häufig überraschenden – Effekt aus der wachsenden Klarheit für eigene Abteilungsaufgaben und Projektzwecke zunutze machen.
Halten Sie die Augen auf und Sie werden auch schnell Anzeichen für ungeschriebene Regeln finden!
Wenn Sie nicht ohnehin schon an einen Zusammenhang zwischen ungeschriebenen Regeln und Projekterfolg glauben, dann fassen Sie doch einmal beim nächsten Projekt mögliche ungeschriebene Regeln besonders ins Auge. Sie werden Überraschungen erleben!
Ich helfe Führungskräften, die wichtigen ungeschriebene Regeln im Unternehmen aufzuspüren und sie für ihre eigene Weiterentwicklung zu nutzen.