Ein Großteil unserer Arbeit kann man mit der Überschrift versehen, Aufgaben zu erledigen und angesichts der Mannigfaltigkeit von Aufgaben liegt eine Herausforderung darin, die Aufgaben „richtig“ zu erledigen. Für diesen Zweck gibt es eine Reihe von Methoden und Getting Things Done ist eine davon.
Getting Things Done (GTD) geht auf David Allen zurück und wird von ihm in großem Rahmen propagiert. GTD soll den Anwendern ein effizientes Arbeiten ermöglichen und bedient sich dazu einer Reihe von kontextbezogenen Aufgabenlisten. GTD ist vom selben einfachen Format wie eine Reihe anderer Werkzeuge, wie z. B. die ABC-Analyse. Bei der ABC-Analyse geht es um die Unterteilung von Objekten in drei Klassen; bei GTD geht es um das Erledigen von Aufgaben.
Das Hauptprinzip der Methode besteht darin, die Anwenderin oder den Anwender mit einem Verwaltungssystem aller anstehenden Tätigkeiten zu entlasten und die Erledigung der aktuell wichtigen Aufgabe zu ermöglichen – ganz ohne Befürchtungen, etwas aus den Augen zu verlieren. Denn keine Aufgaben wird vergessen und der Überblick geht zu keiner Zeit verloren. Häufig wird dieses Fachgebiet Selbstmanagement genannt; praktisch gesehen geht es dabei aber im Kern um die erfolgreiche Bewältigung von Aufgaben. Dies wird durch die folgenden Ablaufschritte deutlich.
Alle Tätigkeiten zielen auf die effiziente Aufgabenbewältigung.
- Sammeln – Sammeln Sie an möglichst wenigen Orten alles, was auf Sie einströmt.
- Verarbeiten – Entscheiden Sie regelmäßig für alles, was Sie gesammelt haben, ob Sie etwas damit tun müssen bzw. wollen oder nicht. Erfassen Sie die Tätigkeiten, die unmittelbar erledigt werden sollen, damit Sie nicht noch einmal darüber nachdenken müssen, worum es geht bzw. welche nächsten Schritte zu tun sind.
- Organisieren – Erfassen Sie Ihr gesamtes Verwaltungssystem an einem geeigneten Ort, nur nicht in Ihrem Kopf.
- Durchsehen – Stellen Sie regelmäßig sicher, dass Ihr Verwaltungssystem aktuell ist, damit Sie sich darauf verlassen können.
- Erledigen – Entscheiden Sie basierend auf Ihrer Umgebung, der verfügbaren Zeit, Ihrer Energie und schließlich der Priorität, welchen Schritt Sie als Nächstes tun.
Eine zentrale Rolle im Verwaltungssystem von GTD spielen vier Listen, die man in Papierform führen kann und für die es natürlich auch Software bzw. Apps gibt.
- Aktionsliste – Möglichst konkret und einfach werden in der ersten Liste die nächsten Aktionen formuliert, sodass die damit verbundene Aufgabe ohne nochmaliges Nachdenken direkt begonnen werden kann.
- Projektliste – In der zweiten Liste werden alle Aufgaben erfasst, die nicht mit einer einzigen nächsten Aktion erledigt werden können, die Projekte.
- Kalender – In dieser dritten „Liste“ werden nur konkrete Termine (z. B. Meetings), tagesgenaue Aufgaben (z. B. eine Frist) oder spezielle Informationen für einen Zeitpunkt (z. B. ein Geburtstag) oder einen Zeitraum (z. B. eine Dienstreise) festgehalten.
- Warten-auf-Liste – In der vierten Liste wird z. B. bei einer Aufgabendelegation der Zeitpunkt der Übergabe oder der Nachverfolgung erfasst.
GTD polarisiert: Wegen der unbestrittenen Stärken hat die Methode viele begeisterte Anhänger, aber wegen der unübersehbaren Schwächen auch zahlreiche Kritiker.
Stärken
- GTD bietet ein einzelnes Organisationssystem für alle Projekte, sowohl private als auch berufliche. Damit sinkt das Risiko, sich zu verzetteln.
- Das System stellt sicher, dass alle Aufgaben (rechtzeitig) erledigt werden. Wer häufiger Termine vergisst, findet in der Methode Abhilfe.
- Mit den Ablaufschritten nach dem Sammeln wirkt GTD einer Überforderung entgegen, indem große Projekte in kleinere Teilaufgaben untergliedert werden.
- Die Listen sorgen dafür, dass die Aufgaben effizient bearbeitet werden und Hin- und Herspringen zwischen einzelnen Aufgaben stattfindet.
- So umfassend GTD auch ist, die Methode diktiert keinen festen Tages- oder Wochenplan und lässt viele Freiheiten. Das kann motivieren.
Schwächen
- Prioritäten spielen bei GTD eine untergeordnete Rolle. Das System sorgt in erster Linie dafür, dass nichts vergessen wird und dass freie Zeit effizient genutzt wird, nicht aber, dass die richtigen Prioritäten gesetzt werden.
- GTD bietet keine optimierten Wochen- oder Tagesplanungen. Bei Schwierigkeiten Ziele zu definieren, nächste Schritte festzulegen oder den eigenen Tagesablauf effektiv zu gestalten, hilft die Methodik kaum weiter.
- GTD lässt sich nicht in wenigen Minuten durchdringen. Wer das System gewinnbringend anwenden möchte, muss es bis in die Einzelheiten verstanden haben und konsequent anwenden.
- Wer sich auf GTD einlässt, steht vor der Herausforderung, zahlreiche Gewohnheiten in kurzer Zeit verändern zu müssen. Das regelmäßige Leeren der Eingangskörbe ist Pflicht, das Durchsehen der Projekt- und Warten-auf-Listen muss eingeplant werden und auch das Führen von Kontextlisten muss man erst einmal trainieren.
- Mit den ganzen Umstellungen durch GTD kann die Anwenderin bzw. der Anwender von GTD auch leicht überfordert werden. Wer Probleme mit neuen Gewohnheiten hat, muss sich möglicherweise nach einer anderen Organisationstechnik umsehen.
Als Fazit lässt sich festhalten, dass Getting Things Done zwar funktioniert, aber längst nicht für jede oder jeden geeignet ist. Aber ein Ausprobieren lohnt sich in jedem Fall. Vielleicht finden Sie ja auch Gefallen an diesem tollen Produktivitätswerkzeug. Ich persönlich wende GTD schon seit vielen Jahren an.
Wer gerne mit Listen arbeitet, schätzt die Produktivität durch Getting Things Done (GTD).
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Der nächste Beitrag in der Reihe „Methoden sind Türen zum Erfolg“ handelt von der SMART-Methode.