Manchmal sind Projektpräsentationen eine Qual, weil in Abbildungen oder Grafiken die Aussage nicht auf Anhieb klar wird. Gemeint ist nicht die Stimme der Projektleiterin oder die anstrengende Art und Weise, wie der Projektleiter „sein Baby“ vorstellt. Es geht auch nicht um die beliebten Datenbanken für Bilder und Grafiken, aus denen viele ihre Präsentationen aufpeppen. Es geht um die kleinen, unscheinbaren Dinge, die auf Abbildungen und Grafiken zu finden sind und uns das Leben schwer machen können: Zeichenerklärungen und Projektlegenden.
Verschiedene Zielgruppen haben Probleme mit den Projektinhalten und der Projektaussage, wenn Grundannahmen oder Schlüsselergebnisse nicht sofort klar werden. Das trifft u. a. dann zu, wenn sie nicht täglich mit dem Projektgegenstand zu tun haben, wie z. B. Auftraggeber, Steuergruppe und andere wichtige Stakeholder. Aber gerade diese Zielgruppen sollten am sorgfältigsten über wichtige Projektdetails informiert werden. Hier helfen die passenden Zeichenerklärungen und Projektlegenden.
Schneller verstehen und sofort Bescheid wissen
Eine Projektgrafik auf Anhieb zu verstehen, ohne lange überlegen oder extra nachfragen zu müssen, kann ein großer Vorteil sein. Wenn man es sich genau überlegt, sollte dies aber der Normalfall sein und die passenden Zeichenerklärungen und Projektlegenden können einen entscheidenden Beitrag dazu leisten. Wenn im Projektteam dazu Konsens besteht, lässt sich für diese Aufgabe z. B. die Methode Getting Things Done (GTD) heranziehen.
Ein Appell für bessere Präsentationen mit einer klaren Aussage
In adäquaten Zeichenerklärungen und Projektlegenden steckt ein echter Produktivitätsfaktor. Dieser positive Beitrag kann sich auf unterschiedliche Form bemerkbar machen. So kann er z. B. zu einer Zeitersparnis führen, wenn sich ein wichtiger Stakeholder mit einem Projektdetail beschäftigt und auf Basis einer geeigneten Zeichenerklärung auf Anhieb die gewünschte Aussage erkennt. Ein Zeitvorteil kann sich auch bei der Präsentation des Projektfortschritts zu einem vereinbarten Meilenstein ergeben, wenn die Teilnehmer den Vortragenden quasi „an den Lippen hängen“ und es „wie am Schnürchen“ klappt – dank einer guten Präsentation mit schlüssigen Zeichenerklärungen und sinnvoll unterstützenden Projektlegenden. Schließlich sollte man auch nicht den Effekt außer Acht lassen, wenn sich ein Projektteam Qualitätsarbeit „auf die Fahnen geschrieben“ hat und selbstkritisch nur wirklich verständliche Aussagen formuliert.
Wie gelangt man zu diesem erstrebenswerten Zustand und wie findet man passende Zeichenerklärungen und unterstützende Projektlegenden? Im Tagesgeschäft machen es viele Störgrößen schwierig, genau zum richtigen Zeitpunkt eine bestechende Präsentation parat zu haben. Dennoch ist es möglich und ich halte die folgenden drei Punkte für entscheidend.
- 𝗩𝗼𝗻 𝗔𝗻𝗳𝗮𝗻𝗴 𝗮𝗻 𝗺𝗲𝗵𝗿 𝗭𝗲𝗶𝘁 für die Erstellung von Unterlagen einplanen. Aussagestarke Präsentationen fallen nicht vom Himmel, sondern müssen hart erarbeitet werden. Es handelt sich letztlich um eine Planungsnotwendigkeit.
- 𝗗𝗶𝗲 𝗔𝗿𝗯𝗲𝗶𝘁𝗲𝗻 𝗻𝗶𝗰𝗵𝘁 𝗮𝗹𝗹𝗲𝗶𝗻 𝗺𝗮𝗰𝗵𝗲𝗻, sondern am besten eine zweite Meinung einer unbeteiligten Person hinzuziehen. Die Erstellung wird möglicherweise länger dauern, aber dafür ist das Ergebnis auch besser abgestimmt.
- 𝗪𝗲𝗻𝗶𝗴𝗲𝗿 𝗶𝘀𝘁 𝗺𝗲𝗵𝗿. Wenn man eine Abbildung nicht in kurzer Zeit erklären kann, sollte man sie weglassen. Allein schon diese Aussage ist Gold wert.
Es lohnt sich bei jeder Abbildung in einer Präsentation und bei jeder Projektgrafik, über evtl. nötige und sinnvolle Zeichenerklärungen und Legenden nachzudenken. Denn die Wahrheit steckt in der Legende. Oft erschließt sich die Aussage erst im Zusammenhang mit der Zeichenerklärung oder Legende. Deshalb sollten Sie diesem kleinen, unscheinbaren Dingen mehr Gewicht geben.
Wie halten Sie es eigentlich mit Projektlegenden?
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Beim nächsten Beitrag in der Reihe „Wege zum Projekterfolg“ geht es um den Maßstab und die Detaillierung – ein schönes Paar.