…, warum wird dann nur so wenig erledigt? Immer sind alle beschäftigt oder wirken zumindest so. Aber warum werden dann nur so wenig Ergebnisse produziert? Das klingt böse und undankbar. Trotzdem scheinen ein paar grundsätzliche Fragen berechtigt. Es drängt sich der Gedanke auf: Wir müssen besser werden! – Arbeiten wir an den falschen Dingen, ist unsere Effizienz verbesserungswürdig, liegt das Problem evtl. in der innerbetrieblichen Zusammenarbeit oder täuscht der Eindruck vielleicht doch nur?
Ganz oben in der Diskussion stehen Meetings. Ständige Meetings gelten an manchen Stellen immer noch als Statussymbol. Wir scheinen zu lieben, worunter wir leiden. Ein ähnlich ernüchterndes Bild zeigt eine aktuelle Studie über das Scheitern von Projekten. Es sind darin keine Überraschungen zu finden, die Gründe liegen auf der Hand und dennoch ändert sich scheinbar wenig daran. Doch es gibt auch Instrumente für die systematische Verbesserung, wie z. B. den PDCA-Zyklus. An Ansätzen mangelt es nicht. Aber warum sind alle immer beschäftigt und warum wird nur so wenig erledigt?
Haben Sie sich auch schon gefragt, warum es heutzutage so schwierig ist, z. B. einfache Geschäftsvorgänge zu erledigen – trotz vieler Meetings und Abstimmungen sowie unzähligen E-Mails? Warum dauert es so lange, auch vergleichsweise „kleine“ Entscheidungen zu treffen? – Sie sind nicht die Erste bzw. der Erste mit dem Eindruck, dass es einen besseren Weg geben muss. Viele Unternehmen gehen diese Probleme an, indem sie Kästchen im Organigramm und Berichtslinien umgestalten: Wer macht was und wer berichtet an wen. Diese Vorgehensweise beschäftigt sich leider nur selten mit der eigentlichen Ursache: Im Unternehmen ist häufig nicht ausreichend geregelt, wie vor dem Hintergrund der wesentlichen Geschäftsvorfälle eine geeignete Zusammenarbeit aussehen soll. Selbst wenn dazu Ansätze vorliegen sollten, ist eine Beachtung oder Umsetzung noch längst nicht zu erwarten. Man kann auch sagen: Kollaborative Interaktionen führen eher ein stiefmütterliches Dasein.
Interaktion ist einfach – wertschöpfende Zusammenarbeit ist schwer
Im Bestreben, uns innerhalb unserer Organisationen zu vernetzen, „ertrinken“ wir in virtuellen Echtzeit-Interaktionen und habe daneben noch weitere asynchrone Kommunikationskanäle zu bedienen. Es gibt scheinbar keine Ausrede mehr, um zusammenzuarbeiten. Worin liegt also das Problem?
Interaktion ist einfacher denn je, aber echte, produktive, wertschöpfende Zusammenarbeit ist es nicht. Und wo zusammengearbeitet wird, ist außerdem festzustellen, dass die Qualität abnimmt. Wertvolle Ressourcen werden verschwendet, wenn sie überwiegend in „minderwertigen“ Interaktionen verwendet werden – wertvolle Zeit, die für wichtige Aktivitäten genutzt werden könnte.
Kein Wunder, dass laut einer von McKinsey durchgeführten Umfrage 80 Prozent der befragten Führungskräfte glauben, viel zu viel Zeit mit sinnlosen Interaktionen zu verbringen, die ihnen Energie rauben und eine Informationsüberflutung bedeuten. [Quelle: Aaron De Smet, Elizabeth Mygatt, Iyad Sheikh, and Brooke Weddle, “The need for speed in the post-COVID-19 era—and how to achieve it,” September 9, 2020, McKinsey.com]
Aber gerade die Führungskräfte haben es in der Hand. Denn sie sind im Unternehmen in der Lage, die Prozesse und Bedingungen für Interaktion und Kollaboration zu ändern bzw. zu verbessern. Einfach wird es deshalb nicht, aber auf der anderen Seite kann nur auf Initiative der verantwortlichen Führungskräfte ein Umdenken angestoßen werden.
- Wie wollen wir zusammenarbeiten?
- Welche Regelungen sind für uns verbindlich?
- Welche Werte und Prinzipien sind uns wichtig?
Vielleicht ist es aber gar nicht so schlimm, wie angenommen oder befürchtet. Schon eine einfache Bestandsaufnahme führt Ihnen vor Augen, was verbessert werden könnte und was Sie selbst in der Hand haben. Machen Sie deshalb nicht den Fehler, Ihre subjektiven Eindrücke als Tatsachen aufzufassen. Stoßen Sie eine Diskussion auf Führungsebene an. Selbst wenn Sie im Austausch mit einzelnen Peers zu ähnlichen Einschätzungen kommen, ersetzt dies noch längst nicht eine systematische Aufarbeitung auf Unternehmensebene.
Besser werden – Was wir tun können
Alle weiteren Details sind höchst individuell zu sehen. Häufig sind bestimmte Themen auch mit Personalien verbunden. Eine professionelle Aufarbeitung ist deshalb ein absolutes Muss. Trotzdem bleiben an dieser Stellen ein paar allgemeine Leitlinien zu nennen, die auf jeden Fall zu positiven Effekten führen:
- Klarheit schaffen – Welche Ziele wollen wir erreichen?
- Prioritäten setzen – Welche Dinge machen wir zuerst?
- Effizienz steigern – Was können wir wie verbessern?
Es klingt vielleicht schizophren, aber angesichts der oben beschriebenen Probleme in der innerbetrieblichen Zusammenarbeit ist es wichtig, zunächst Freiraum für die Klärung zu schaffen – mit einem Führungsworkshop oder in einer Klausurtagung. Neben der Unternehmensstrategie und der Geschäftsplanung verdient die innerbetriebliche Zusammenarbeit im Unternehmen die größte Aufmerksamkeit.
Thematisieren Sie das Erledigen von Aufgaben, thematisieren Sie das Besserwerden!