Diplomaten sagt man nach, dass sie mit allen Situationen klarkommen müssen und sogar das Unplanbare planen können. Denjenigen, die in einem Projekt Verantwortung tragen, geht es manchmal nicht anders. Das trifft insb. bei einer offenen Aufgabenstellung eines Projektes zu, wenn sich also relevante Details oder konkrete Anforderungen erst im Laufe des Projektes herausstellen oder ergeben. Doch wörtlich genommen oder rational betrachtet ist der Ausspruch Blödsinn. Was ist also gemeint?
Wer die Aussage wörtlich nimmt, ist auf dem Holzweg. Gesucht ist eher ein Vorgehen auf der Grundlage der Meilensteintrendanalyse. Eine Meilensteintrendanalyse (MTA) ist eine Methode des Projektmanagements zur Überwachung des Projektfortschritts und zur frühzeitigen Identifizierung von evtl. Verzögerungen im Projekt. Auf der Grundlage fest definierter Meilensteintermine erfolgen regelmäßige Überprüfungen:
- Welche Schwierigkeiten und potenzielle Störungen sind seit der letzten Überprüfung aufgetreten?
- Welche Arbeiten sind noch bis zum nächsten geplanten Meilenstein zu erledigen?
- Sind aus diesen Bedingungen zeitliche Verschiebungen der kommenden Meilensteine zu erwarten?
Das Ergebnis der Prüfung führt evtl. zu Verschiebungen der Meilensteintermine. Der Ablauf einer MTA lässt sich anschaulich visualisieren.
Die Beantwortung der obigen Fragen ist nicht nur für die Projektleitung und das Projektteam von Interesse, sondern für verschiedene andere Stakeholder. Übergeordnet geht es nämlich um folgende Themen:
- Wie liegen wir im Plan?
- Werden die Termine eingehalten?
- Wird das Projekt pünktlich fertig?
Zu einer „perfekten“ Meilensteintrendanalyse gelangt man, wenn man den Gedanken konsequent weiterführt,
- wenn die Überprüfung der Meilensteintermine nicht nur zu regelmäßigen Zeitpunkten stattfindet, sondern sobald sich eine ungewöhnliche Entwicklung abzeichnet,
- wenn man sich im Zweifel nicht nur auf die projektinternen Experten verlässt, sondern konsequent Expertise aus dem jeweiligen Fachgebiet einbezieht,
- wenn bei Änderungsbedarfen nicht nur marginale Anpassungen stattfinden, sondern die Bereitschaft vorhanden ist, soweit erforderlich, auch eine Neuplanung anzugehen.
Erreicht man diesen Zustand, entsteht schnell der Eindruck, tatsächlich auch das Unplanbare planen zu können. Es geht schlicht darum, mit bekannten Methoden und Instrumenten über scheinbar vorhandene Grenzen hinauszugehen. Frei nach Abraham Lincoln ist die beste Methode, die Zukunft vorherzusagen, sie in Teamarbeit und unter Einsatz von Experten selbst zu schaffen.
Bauen Sie sich Ihre „perfekte“ Meilensteintrendanalyse!