Arbeiten Sie gleichzeitig in mehreren Projekten? Die New Yorker Autorin Marci Alboher nennt es den „Slash-Lebensentwurf“ und beschreibt damit Menschen, die die Frage „Und was machen Sie beruflich?“ nicht in einem Satz beantworten können. Mit der Projekt-Portfolio-Matrix den Überblick behalten.
Um den Überblick zu behalten, sollten Sie Ihre aktuellen beruflichen und privaten Projekte mithilfe der Projekt-Portfolio-Matrix klassifizieren. Sortieren Sie sie nach den Faktoren Aufwand und Zeit, wobei Sie unter Aufwand neben Kosten bzw. Geld auch an die Ressourcen involvierte Freude, Energie, psychische Belastung etc. denken sollten. In dieser Form gehört die Projekt-Portfolio-Matrix zum Standardwerkzeug von Projektportfolio-Managern, die diese und andere Varianten z. B. für regelmäßige Berichterstattungen einsetzen.
Smarter Überblick
Sie können die Matrix auch für einen smarten Überblick nutzen, indem Sie die Achsen Aufwand und Zeit mit eigenen Werte versehen oder z. B. die folgenden beiden Achsenbeschriftungen verwenden:
- Wie sehr hilft mir das Projekt, mein übergeordnetes Ziel zu erreichen?
- Wie viel lerne ich bei diesem Projekt?
Verteilen Sie nun Ihre Projekte in der Matrix unter Berücksichtigung der beiden Achsen „zielfördernd” und „lehrreich”. Das Ergebnis können Sie wie folgt ablesen:
- Lehnen Sie Projekte ab, die weder einen Lerneffekt für Sie haben, noch Ihrer übergeordneten Vision entsprechen.
- Projekt mit hohem Lernpotenzial, aber wenig Bezug zu Ihrer Vision sind interessant, aber nicht förderlich für das Ziel. Versuchen Sie, das Projekt so zu verändern, dass es Ihrer Vision dient.
- Das Projekt entspricht Ihrer Vision, Sie lernen aber nur wenig Neues dabei: Suchen Sie jemanden, der es für Sie macht.
- Lernpotenzial und Zielabdeckung stimmen? Glückwunsch!
Mit dieser Variante der Projekt-Portfolio-Matrix sind Sie schon gut ausgestattet. Wenn Sie den Weg eines professionellen Projektportfolio-Managers weiterverfolgen wollen, dann könnten Ihnen als weitere Ausbaustufe auch die Methoden Gesamtprojektsteuerung und Projektwirkungsmatrix von Nutzen sein.
Schon die klassische Anwendung der Projekt-Portfolio-Matrix bringt Ihnen einen guten Überblick. Noch besser wird es, wenn Sie zu Varianten mit individuellen Achsenbeschriftungen übergehen. Aus zahlreichen Projekten weiß ich, wie viel Potenzial in dieser Klassifizierung steckt. Nicht nur Führungskräfte können eine Menge Aussagekraft aus der Matrix herausholen, sondern auch Projektleitern und Teammitgliedern im Multiprojektmanagement ist eine Anwendung zu empfehlen.
Wer noch keine Projekt-Portfolio-Matrix hat, sollte sie smart aufsetzen.
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Beim nächsten Beitrag in der Reihe „Methoden sind Türen zum Erfolg“ geht es darum, wie man mit dem Gummiband-Modell ein Dilemma auflösen kann.