Ein Task Board ist ein Werkzeug zur Visualisierung und Bearbeitung von Aufgaben und es handelt sich dabei vielleicht um die wichtigste agile Technik. Viele agile Techniken bestechen durch Klarheit und Transparenz. Für ein Task Board trifft das ganz besonders zu.
Ein Task Board kann von Einzelpersonen oder Teams verwendet werden und ist längst nicht nur für Scrum & Co geeignet. Eine Aufgabe wird auf einer Karte notiert und im Laufe ihrer Bearbeitung z. B. von einer Spalte „zu erledigen“, über „in Bearbeitung“ bis zu „erledigt“ verschoben. Das Board zeigt auf einen einzigen Blick, welche Fortschritte erzielt wurden.
Durch Zusatzinformationen und Modifikationen lassen sich unterschiedliche Anforderungen einfach abbilden. Namenskürzel auf den Aufgabenkarten ermöglichen z. B. eine Identifikation, welches Teammitglied sich mit welcher Aufgabe beschäftigt. Diese Zuordnung der Namen zu den Tasks sorgt für zusätzliche Transparenz, mit der einseitige Belastungen einzelner Teammitglieder verhindert werden kann. Durch Modifikation oder durch Ergänzung weiterer Spalten auf dem Task Board können auch differenzierte Betrachtungen der Projektinhalte ermöglicht werden. Durch das Hinzufügen einer zeitlichen Komponente kann die geschätzte Dauer der Tasks festgehalten werden. Diese Angaben regen Gespräche über die Realisierbarkeit der Aufgabe im gegeben Zeitrahmen an und erhöhen letzten Endes die Qualität der Bearbeitung.
Aber das ist nicht alles. Eine solche Aufgabentafel liefert auch noch einige andere Vorteile.
- Welche Verpflichtungen ist das Team eingegangen?
- Arbeitet das Team an den richtigen Aufgaben?
- Verläuft die Zusammenarbeit innerhalb des Teams gut?
- Was ist nach Abschluss einer Aufgabe sonst noch zu tun?
Der Blick auf den Arbeitsfortschritt ist am besten bei den physischen Versionen gegeben, die sich fest montiert an den Wänden der Projektarbeitsbereiche befinden. Denn diese haben, anders als bei den digitalen Versionen, den Vorteil der dauerhaften Sichtbarkeit. Eine Schwäche haben jedoch diese physischen Task Boards: Eine Rückverfolgbarkeit von Änderungen lässt sich nicht sicher nachweisen. Es lässt sich z. B. nicht nur eingeschränkt nachvollziehen, wer eine Karte von „in Bearbeitung“ nach „erledigt“ verschoben hat oder wie häufig eine Karte von „erledigt“ wieder auf „in Bearbeitung“ verschoben wurde. Unter Umständen könnten Karten auch vom Task Board herunterfallen oder gar verschwinden. Wenn hohe Nachweispflichten zu erbringen sind, aber auf die Transparenz eines physischen Boards nicht verzichtet werden soll, könnte der zusätzliche Einsatz einer digitalen Version sinnvoll sein.
Häufig wird unterschätzt, dass selbstorganisierte Teams eine größere Verantwortung tragen als bei anderen Arbeitsformen. Das Task Board liefert eine wichtige Grundlage für die Organisation und Koordinierung der einzelnen Tätigkeiten, sodass das Team seiner eigenverantwortlichen Arbeitsweise gerecht werden kann. Ein Task Board steht für eigenverantwortliches Arbeiten.
Das erfreut nicht nur Teams, sondern auch alle anderen Beteiligten. Denn es handelt sich nicht nur um ein geniales Arbeitswerkzeug, sondern auch um ein Kommunikationsinstrument mit großer Bedeutung bzgl. nonverbaler Kommunikation. Hinzu kommt seine Mächtigkeit. Denn auch komplexe Sachverhalte können mit einem Task Board zielsicher abgearbeitet werden.
Alle sollten die Chance haben, das Task Board kennen und lieben zu lernen.
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Wie man mit einer Projekt-Portfolio-Matrix parallel mehrere Projekte bearbeiten kann, ohne den Überblick zu verlieren, zeigt der nächste Beitrag der Reihe „Methoden sind Türen zum Erfolg“.