Definition of Done – Wann ist man wirklich fertig?

Da Menschen unterschiedliche Vorstellungen von Qualität haben, ist es wichtig, sich gemeinsam auf passende Qualitätskriterien zu einigen. Definition of Done – auch als DoD abgekürzt – ist eine Checkliste mit Qualitätskriterien. Diese Kriterien beschreiben, welche Aspekte bei einer Aufgabe am Ende erfüllt sein müssen. DoD gehört zu den agilen Techniken. 

„Ich bin fast fertig.“ 

Sie haben das bestimmt schon gehört. Auch die Aussage „die Aufgabe ist zu 90 % erledigt“ ist nicht viel konkreter und liefert keinen verlässlichen Hinweis zum Fortschritt bei der Erledigung einer Aufgabe. Was heißt „fast fertig“ bzw. welche 10 % fehlen noch zur Fertigstellung? Mit einer Definition of Done wird klar, was erforderlich ist, damit etwas als „fertig“ gelten kann. Diese Klarheit hängt nicht von persönlichen Einschätzungen ab, sondern ist das Ergebnis von vereinbarten Kriterien. Wenn alle Kriterien erfüllt sind, wird aus einem „fast fertig“ ein „Fertig“ bzw. „Done“.

Der Trick mit der Checkliste

Will man verlässliche Auskunft über den Fortschritt bei der Aufgabenbearbeitung, braucht man Klarheit über die Anforderungen, die insgesamt bei der Aufgabe zu erfüllen sind. Das leistet z. B. eine Checkliste. Eine solche Checkliste entwickelt man am besten direkt nach der Festlegung der jeweiligen Aufgabe. Erledigt man dies sofort im Team, hat man schon die halbe Miete im Sack. Denn darum geht es bei der DoD: Alle Teammitglieder wissen Bescheid, welche Anforderungen erfüllt sein müssen, wenn eine Aufgabe als erledigt bezeichnet werden kann.

Darin steckt der eigentliche Nutzen, denn auf dieser Basis können alle Beteiligten ihre eigenen Arbeiten zeitlich und inhaltlich darauf aufbauen. Eine DoD ist allgemein anwendbar und schafft Klarheit und Handlungssicherheit nicht nur bei technischen Aufgabenstellungen, bei denen Kennzahlen und Prüfkriterien ohnehin zum Geschäft gehören, sondern auch bei solchen Themen, bei denen eher qualitative Faktoren eine Rolle spielen.

Gekommen, um zu bleiben: Wie soll die Arbeit im Homeoffice aussehen?

Neben verschiedenen technischen und praktischen Anforderungen sind auch rechtliche und versicherungstechnische Aspekte zu klären. Der Arbeitssicherheit sind die besonderen Bedingungen im Homeoffice versus Telearbeit schon lange ein Dorn im Auge.

Telearbeitsplätze sind nach der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) „vom Arbeitgeber fest eingerichtete Bildschirmarbeitsplätze im Privatbereich der Beschäftigten.“ Sie gelten erst dann als eingerichtet, wenn die Bedingungen der Telearbeit zwischen Arbeitgebern und Beschäftigten vertraglich festgelegt wurden. In den Vertrag gehört neben der wöchentlichen Arbeitszeit und Dauer der Einrichtung auch die benötigte Ausstattung für den Telearbeitsplatz. Für Telearbeitsplätze nach der Definition § 2 Abs. 7 ArbStättV gilt neben dem Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) auch die Arbeitsstättenverordnung. Diese konkretisiert das ArbSchG und dient der Sicherheit und dem Schutz der Gesundheit der Beschäftigten beim Einrichten und Betreiben von Arbeitsplätzen. Homeoffice und Mobiles Arbeiten hingegen unterliegt nicht der ArbStättV, da die Arbeit hier nicht an einen fest eingerichteten Arbeitsplatz gebunden ist. Den Beschäftigten kommt hier eine erhöhte Verantwortung zu, selbst auf die Einhaltung der Arbeits- und Gesundheitsvorschriften zu achten. Gerade hier ist es besonders wichtig, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu sensibilisieren und zu schulen. 

Mit diesen und weiteren Überlegungen lassen sich Voraussetzungen für dauerhaftes Arbeiten im Homeoffice schaffen. 

• Wie können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für die Einhaltung der Arbeits- und Gesundheitsvorschriften auch im Homeoffice sensibilisiert werden?
• Welche Schulungsmaßnahmen und welche weiteren Angebote sind dafür geeignet?
• Wie lassen sich elektronische Buchungssysteme für Besprechungs- und Projekträume einrichten, um die Nutzung von Bürokapazitäten zu regeln?
• Wie gelingt ein digitales Onboarding neuer Mitarbeiter, ohne zu riskieren, dass die Qualität oder die Unternehmenskultur auf der Strecke bleiben? 
• Wie ist sichergestellt, dass für alle benötigten Vorgänge „digitale Akten“ realisiert und einsatzbereit sind?
• …

Geht es darum, die Voraussetzungen für dauerhaftes Arbeiten zu schaffen, ist es sicher nicht damit getan, die in der Pandemie getroffenen Regeln zum Standard zu erklären. Stattdessen ist es sinnvoll, sich mit allen relevanten Fragestellungen auseinanderzusetzen und eine Checkliste – eine DoD – zu benutzen.

Das gilt erst recht bei übergeordneten Themen, die sich mit der digitalen Arbeitskultur beschäftigen. Auch hier schafft eine Definition of Done Klarheit und Handlungssicherheit.

Wenn schon, denn schon: Nicht nur Notlösung, sondern echte digitale Arbeitskultur!

Wenn man sich im weitesten Sinne mit der Organisationskultur beschäftigt, betritt man schlagartig größere zeitliche Dimensionen und trifft auch sofort auf andere Akzeptanzschwellen, als sie im drängenden Tagesgeschäft zu finden sind. Es dauert viel länger, bis sich gewünschte Veränderungen einstellen, und die Notwendigkeit zu handeln wird nur von wenigen Personen gesehen. 

Andererseits handelt es sich um zentrale Fragestellungen zur Zusammenarbeit im Unternehmen und Rom wurde auch nicht an einem Tag erbaut.

• Worin sollen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die neue Normalität erkennen?
• Welche Herausforderungen resultieren aus der „digitalen Führung“ für Führungskräfte und für die Belegschaft?
• Was sind die Schlüsselfaktoren einer digitalen Steuerung und Führung?
• Wie lässt sich eine „passende“ digitale Arbeitskultur im Unternehmen entwickeln bzw. gezielt stärken?
• Welche digitalen Instrumente und Tools können dabei helfen?
• …

Es handelt sich immer wieder um dieselben Fragen, doch die Antworten dürften höchst unterschiedlich ausfallen – so unterschiedlich wie im jeweiligen Unternehmen.

Fluch oder Segen: Wie groß sind die Vorteile?

Kritische Anmerkungen sind durchaus berechtigt. Denn man darf nicht übersehen, dass sich eine DoD nicht von selbst entwickelt, die Erarbeitung der passenden Anforderungen ist mit Aufwand verbunden und die Erstellung im Team kann durchaus mit Spannungen verbunden sein. Aber dann kommt auch der Zahltag. Die DoD ist ein echtes Arbeitsmittel, denn die vereinbarten Kriterien lassen sich überprüfen. Im Team entsteht nicht nur ein gemeinsames Qualitätsverständnis, sondern auch das Commitment, diese Qualität auch zu liefern. Jedes Teammitglied weiß, was von ihm erwartet wird und was das Team insgesamt als Einheit zu liefern hat. Dadurch kann letztendlich sogar der Qualitätsanspruch im Team steigen.

Die zusätzliche Arbeit für evtl. Klärungsbedarfe und Nacharbeiten am Ende wird vermieden durch die Festlegung der Kriterien für die Erledigung der Aufgabe am Anfang. Was oberflächlich betrachtet nach Geschmacksache aussieht, ist in Wirklichkeit ein fundamental anderes Qualitätsverständnis für den Arbeitsprozess. Gerade neu zusammengestellte Teams können sich durch Anwendung einer DoD nicht mit herausfordernden Aufgaben zurechtfinden, sondern auch einen großen Schritt bei der Teamentwicklung machen. Aber auch bei erfahrenen Teams bietet sich eine DoD für herausfordernde und komplexe Aufgabenstellungen an.

Agiles Arbeiten funktioniert natürlich nicht auf Knopfdruck. Doch mit dieser und anderen agilen Techniken kann eine Einführung und Nutzung schrittweise gelingen. Agile Techniken im Projektalltag auszuprobieren, lohnt sich auf jeden Fall –  egal ob im agilen oder klassischen Projektmanagement.

Schaffen Sie mit der Definition of Done Klarheit in der Projektarbeit!

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Der nächste Beitrag in der Reihe „Methoden sind Türen zum Erfolg“ handelt von einer weiteren und vielleicht der wichtigsten agilen Technik, nämlich vom Task Board.